Mitä ulkoistettu talouspäällikkö tekee pk-yrityksessä?
Ulkoistettu talouspäällikkö hoitaa pk-yrityksen talousjohtamisen tehtäviä ulkopuolisena asiantuntijana ilman, että yrityksen tarvitsee palkata kokopäiväistä talouspäällikköä. Hän vastaa budjetoinnista, ennustamisesta, rahoitussuunnittelusta ja johdon talousraportoinnista sovitun tarpeen mukaan. Seuraavissa luvuissa käydään läpi tarkemmin, mitä ulkoistettu talouspäällikkö tekee, milloin sellainen kannattaa hankkia ja mitä se maksaa.
Mitä tehtäviä ulkoistetulle talouspäällikölle kuuluu?
Ulkoistettu talouspäällikkö vastaa yrityksen taloudellisesta ohjauksesta strategisella tasolla. Hänen keskeisiä tehtäviään ovat budjetointi ja ennustaminen, kassavirran hallinta, johdon raportointi, rahoitusneuvottelut sekä taloudellisen päätöksenteon tuki. Tehtäväkenttä räätälöidään aina yrityksen koon ja tarpeiden mukaan.
Käytännössä ulkoinen talouspäällikkö toimii toimitusjohtajan tai hallituksen taloudellisena neuvonantajana. Hän muuttaa kirjanpidon luvut toiminnan kannalta merkityksellisiksi tunnusluvuiksi ja selittää, mitä ne tarkoittavat yrityksen päivittäisen johtamisen näkökulmasta. Tähän kuuluu esimerkiksi tulosennusteiden laadinta, investointilaskelmien tekeminen ja rahoitusratkaisujen vertailu.
Ulkoistettu talouspäällikkö ei yleensä itse syötä kirjanpitotositteita tai laadi palkkalaskelmia, vaan hän hyödyntää tilitoimiston tuottamaa dataa omassa analyysissään. Hänen lisäarvonsa on siinä, että hän osaa lukea lukuja ja johtaa niistä toimenpide-ehdotuksia, ei vain raportoida mennyttä.
Milloin pk-yrityksen kannattaa hankkia ulkoistettu talouspäällikkö?
Ulkoistettu talouspäällikkö kannattaa hankkia silloin, kun yrityksen liiketoiminta on kasvanut niin monimutkaiseksi, että pelkkä kirjanpito ei enää riitä johtamisen tueksi, mutta kokopäiväisen talouspäällikön palkkaaminen ei ole taloudellisesti perusteltua. Tyypillisesti tämä tarve herää liikevaihdon ylittäessä muutaman sadan tuhannen euron rajan tai yrityksen laajentuessa uusille markkinoille.
Konkreettisia tilanteita, joissa ulkoinen talouspäällikkö tuo selkeää lisäarvoa, ovat muun muassa:
- Yritys hakee rahoitusta tai neuvottelee pankkilainasta ja tarvitsee ammattimaisen talousesityksen
- Kasvu on nopeaa ja kassavirran hallinta on muuttunut haastavaksi
- Yrityksessä on käynnissä tai suunnitteilla yrityskauppa, sukupolvenvaihdos tai muu järjestely
- Johtoryhmä tarvitsee selkeämmän näkymän taloudelliseen tilanteeseen päätöksenteon tueksi
- Liiketoiminta laajenee ulkomaille tai uusiin liiketoimintayksiköihin
Talouspäällikköpalvelua kannattaa harkita myös silloin, kun toimitusjohtaja huomaa käyttävänsä liikaa aikaansa talousasioiden selvittelyyn sen sijaan, että voisi keskittyä ydintoimintaan.
Mitä eroa on ulkoistetulla talouspäälliköllä ja tilitoimistolla?
Tilitoimisto huolehtii lakisääteisestä kirjanpidosta, tilinpäätöksistä, veroilmoituksista ja palkanlaskennasta. Ulkoistettu talouspäällikkö sen sijaan toimii strategisella tasolla: hän analysoi tilitoimiston tuottamaa dataa, rakentaa ennusteita ja tukee johtoa taloudellisessa päätöksenteossa. Kyse on kahdesta eri roolista, jotka täydentävät toisiaan.
Yksinkertaistaen: tilitoimisto katsoo taaksepäin ja varmistaa, että luvut ovat oikein. Ulkoistettu talouspäällikkö katsoo eteenpäin ja varmistaa, että yritys tekee oikeita päätöksiä lukujen perusteella. Monelle pk-yritykselle paras ratkaisu onkin yhdistelmä: luotettava tilitoimisto tuottaa ajantasaisen taloustiedon, ja ulkoistettu talouspäällikkö jalostaa sen johtamista palvelevaksi tiedoksi.
On myös tilitoimistoja, jotka tarjoavat molemmat palvelut saman katon alta. Tällöin asiakkaan ei tarvitse koordinoida kahta erillistä toimijaa, mikä vähentää tiedonkulun katkoksia ja nopeuttaa reagointia.
Kuinka paljon ulkoistettu talouspäällikkö maksaa?
Ulkoistetun talouspäällikön hinta vaihtelee tyypillisesti muutamasta sadasta eurosta useampaan tuhanteen euroon kuukaudessa riippuen siitä, kuinka monta tuntia palvelua käytetään ja kuinka vaativasta tehtäväkentästä on kyse. Tuntiveloitus on yleensä selvästi korkeampi kuin tilitoimistopalveluissa, koska kyse on strategisesta asiantuntijatyöstä.
Vertailukohtana kannattaa pitää kokopäiväisen talouspäällikön kokonaiskustannusta, johon kuuluvat palkka, sivukulut, rekrytointikulut ja mahdolliset koulutusinvestoinnit. Ulkoistettu malli on useimmiten kustannustehokkaampi silloin, kun tarve on muutamia kymmeniä tunteja kuukaudessa eikä kokopäiväiselle tekijälle ole jatkuvaa tarvetta.
Hinnoittelumalleja on erilaisia. Osa toimittajista laskuttaa kiinteällä kuukausimaksulla sovitusta palvelupaketista, osa tuntiperusteisesti. Kiinteä kuukausimaksu helpottaa budjetointia ja selkeyttää odotuksia molemmin puolin.
Miten ulkoistettu talouspäällikkö pääsee perille yrityksen tilanteesta?
Ulkoistettu talouspäällikkö pääsee perille yrityksen tilanteesta perehtymällä kirjanpitoaineistoon, tilinpäätöksiin ja keskeisiin sopimuksiin sekä käymällä alkuhaastattelun toimitusjohtajan ja muun johdon kanssa. Perehtyminen kestää tyypillisesti muutaman viikon, jonka jälkeen hän pystyy tuottamaan ensimmäiset analyysit ja suositukset.
Sähköinen taloushallinto nopeuttaa tätä prosessia merkittävästi. Kun kirjanpitodata on ajantasaisessa järjestelmässä ja helposti saatavilla, ulkoistettu talouspäällikkö pääsee kiinni lukuihin ilman pitkiä odottelujaksoja. Tämä on yksi syy, miksi digitaalinen taloushallinto on erityisen hyödyllistä yrityksille, jotka harkitsevat ulkoisen talouspäällikön palkkaamista.
Käytännön yhteistyö rakentuu yleensä säännöllisten tapaamisten varaan. Tyypillinen malli on kuukausittainen johdon raporttikatsaus, johon talouspäällikkö valmistelee tilannearvion ja toimenpide-ehdotukset. Tarvittaessa hän on tavoitettavissa myös ad hoc -kysymyksiä varten. Mitä paremmin taloushallinnon perusta on kunnossa, sitä enemmän talouspäällikön aika vapautuu varsinaiseen analyysiin ja strategiseen tukeen rutiiniselvittelyjen sijaan.